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不畏疫情掌好印
--公司辦公室印章管理記事
來源: 發布時間:2020-03-02
  

  一手抓疫情防控,一手抓復工復產是春節假期后的工作主基調,為落實國資委、冶金地質總局做好疫情防控、積極推進企業復工復產的安排部署,公司辦公室于2月3日復工前安排公司所有員工下載安裝釘釘應用軟件,為疫情防控工作及開展網上辦公做好了準備。大多數辦公流程可以網上操作,但公章管理具有特殊性,除審批和電子簽章可以網上辦理,大部分業務需要紙質文件蓋章,用章管理這個平時看來容易操作的工作,在疫情期間卻成了接觸人員最多、交叉感染風險最大的一項工作。如何做好疫情期間用章管理,辦公室人員出實招、辦實事、講風格,為公司生產經營正常運轉提供了有力的保障。

開啟網上用章審批

  復工前期,辦公室王玉春主任就早早做好用章網上審批流程測試,按用章審核程序細化了用章審批分類,分為部門用章、分公司日常用章、投標用印、承包項目用印、分包合同用印等。從用章人員網上發起用章審批申請開始,經用章部門負責人、相關主管審核部門、主管領導等簽字審批到提交到總經理辦公司審核、抄送印章管理人員,最快幾分鐘就能走完審批流程,比網下辦理更加便捷、高效。
靈活設定用章地點
  由于疫情防控啟動了一級響應,公司所在順義區冶金地質產業園區及職工所居住小區都實行了封閉式管理,人員進出要辦理出入證、工作證明并有出入次數和時間的限制。為做好疫情防控,減少人員流動,且能滿足用章需求,用章地點安排兩處:一是順義冶金地質產業園區中基發展公司總經理辦公室,印章管理人員李潔華同志值班時在這里用章,她會提前QQ上或釘釘里通知。二是在中基發展公司燕郊基地后勤檔案室,這里是日常用章地點。這兩處辦公地點人員車輛出入都有登記,便于疫情防控管理。

用章過程慎防疫

  積極采用網上電子用章。新冠病毒肺炎疫情傳播途徑主要是飛沫傳播和接觸傳播感染,為減少人員流動及感染機率,所需用章文件資料能使用電子印章的就使用電子印章,只需用章人員將所需蓋章文件網上發送給王玉春主任或李潔華同志,加蓋好電子印章之后,在將文件網上發回用章人員即可。
  對于外聯單位人員用章,為減少與外來人員接觸,要求所有外來用章人員不得進入公司院內,一律在門口等候,由各分公司用章經辦人將文件拿到用章地點,加蓋印章完成后由用章經辦人送給等候人員,之后做好印章及辦公用品和辦公環境的消毒工作。
對于日常公司內部人員用章,每次印章使用后,也及時做好印章和辦公用品的消毒。

想方設法保用章

  自復工開始,李潔華同志基本上每天都在后勤上班,有時到公司值班,勘察院用章最頻繁的同志開玩笑說“我釘上你了”。
復工初期,由于后勤檔案室辦公條件簡陋,年前清點檔案交接臨時放置在這邊一個老舊筆記本電腦和一臺打印機,開始還能打印工作證明、登記表格等,后來打印機也沒了墨粉,正趕上新疆分公司發來了兩個勘察合同需要辦理,疫情下街上的打印社基本都關門了,情急之下聯系設計咨詢公司辦公室人員幫助完成打印,蓋完章后,立即順豐快遞給分公司。這件事情之后,王玉春主任安排安裝了一臺狀況較好的臺式電腦,更換了打印機墨盒等,為下一步開展工作創造了條件。
  2月14日,李潔華同志到公司值班,那天下大雪,早上出門是天上飄著雪,地下積著冰水,從家門走到西區大門口腳上穿的旅游鞋已然進了水,乘公司公務車到公司后,及時辦理了蘇州分公司朝陽區黑莊戶鄉朗辛莊村集體租賃住房項目地基處理設計計算書和圖紙用章。
  這樣的事例還有很多,這些看似平凡的小事,卻印刻著疫情期間“逆行者”的忙碌身影和辛勤汗水,用章管理也是疫情防控的第一線。李潔華說“疫情下,做好公司用章管理工作,保障公司正常經營運行,是我們每一位員工應做的份內之事,我定盡職盡責,做好自己的本職工作!
  在中基發展公司,還有很多個第一線,有很多的“逆行者”,他們的堅守為料峭春寒增添了溫暖,雖然他們的事跡沒有一線醫護人員那樣感天動地,但對于我們中基發展來說,他們就是這個春天逆著冰冷疫情開放的最早、最美的花朵。

 
 
 
  
 
 
   
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